PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

1.  DOKUMEN

A. Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sebagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

Sampai sekarang pengertian dokumen berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan berikut ini dapat kita lihat pengertian dokumen dari berbagai sumber:

1.      Ensiklopedia Administrasi:Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

2.      Ensiklopedia Umum:Dokumen berarti surat,akte,piagam,surat resmi dan bahan rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas,termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.

3.      Kamus Bahasa Inggris Webster,Dokumen adalah:

a.membuktikan dengan keterangan,melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

b.Melengkapi keabsahan keterangan,seperti surat keterangan,pernyataan,lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B. Jenis-jenis dokumen

Jenis-jenis dokumen, dapat ditinjau dari berbagai macam segi diantaranya sebagaimana di bawah ini:

1.      Dokumen Jika ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan 4 (empat) jenis, diantaranya dapat kamu baca di bawah ini:

·         Dokumen pribadi adalah, berbagai macam surat-surat yang berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Seperti contohnya : Akte kelahiran, KTP, SIM dan sebagainya.

·         Dokumen niaga adalah, berbagai macam surat-surat berharga yang dapat dipakai atau digunakan sebagai pembuktian peristiwa-peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual-beli atau dunia perdagangan. Seperti contohnya : Kwitansi, cek, wesel, saham, dan sebagainya.

·         Dokumen sejarah adalah, berbagai macam surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi di masa lalu. Seerti contohnya : Naskah proklamasi, Batu bertulis dan lain-lain.

·         Dokumen pemerintah adalah, berbagai surat-surat berharga, yang dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi didalam pemerintahan suatu negara. Seperti contohnya : UUD 45, peraturan daerah, keputusan presiden dan lain – lain.

2.      Dokumen jika di tinjau dari segi kegunaannya, dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu seperti di bawah ini:

·         Nilai penerangan adalah surat yang dipakai sebagai pembuktian dalam memberikan berbagai informasi ke pada masyarakat.

·         Nilai perdagangan adalah surat yang dipakai sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli di dalam dunia perdagangan.

·         Nilai historis adalah surat-surat yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

·         Nilai yuridis adalah surat yang dapat dipakai sebagai alat bukti secara hukum dimuka pengadilan.

3.      Jika dilihat dari segi sumbernya, dokumen dapat dibedakan diantaranya, simak di bawah ini :

·         Dokumen yang bersumber dari pemerintah, Misalnya seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

·         Dokumen yang bersumber dari swasta akan tetapi memiliki kekuatan hukum. Misalnya seperti : Akte notaris, visum dokter, dan sebagainya.

·         Dokumen yang berasal dari kontrak-kontrak dagang. Misalnya seperti surat: kontrak, perjanjian, dsb.

·         Bersumber dari aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan. Misalnya seperti: Kaledeoskop, kliping, dan lain-lain.

·         Bersumber dari perseorangan. Misalnya seperti: Koleksi lukisan Afandi, dan sebagainya.

4.      Kalau ditinjau dari segi penelitiannya dapat dibedakan kedalam 3 (tiga) jenis, diantaranya yaitu :

·         Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi-informasi penelitian langsung dari sumbernya.

·         Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Contohnya : bibliografi.

·         Dokumen tertier adalah dokumen yang berisi informasi mengenai literatur sekunder, Contohnya : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

5.      Dokumen yang ditinjau dari segi fungsinya, diantaranya sebagimana dibawah ini:

A.    Dokumen dinamis adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan sebagimana dibawah ini:

ü  Dokumen aktif adalah suatu dokumen yang masih terpakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan.

ü  Dokumen semi aktif adalah suatu dokumen yang frekuensi dari penggunaannya sudah menurun.

ü  Dokumen in aktif adalah suatu dokumen yang sudah sangat jarang sekali digunakan.

B.     Dokumen statis adalah dokumen yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan. Dokumen statis dapat pula dibedakan atas :

ü  Dokumen koprol

ü  Dokumen Literal

ü  Dokumen Privat

6.      Kalau ditinjau dari segi ruang lingkup dan juga bentuk fisiknya, diantaranya dapat di simak di bawah ini:

·         Dokumen lateral adalah dokumen yang terjadi akibat ditulis, digambar, dicetak ataupun direkam. Misalnya seperti: Majalah, Koran, pita kaset, film dsb.

·         Dokumen corporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan juga benda-benda kuno yang meliputi : Keris, batu pualam, arca, pakaian adat, mata uang kuno, dsb. Dokumen corporal suka disimpan dalam museum lalu dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

·         Dokumen privat adalah dokumen yang memiliki berwujud surat menyurat atau arsip. Bidang penyimpanan surat-menyurat ini suka dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

7.       Jenis-jenis dokumen lainnya, Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut :

·         Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, berosur

·         Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya.

·         Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.

·         Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.

·         Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C.

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

·         Sertifikat

·         Piagam

·         Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )

·         Selebaran / Brosur

·         Blanko / Formulir

·         Kliping

·         Situs – situs internet

C.Ruang Lingkup Dokumen

            Ruang limgkup dokumen meliputi sebagai berikut :

1.      Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain :

ü  Buku-buku

ü  Majalah

ü  Laporan

ü  Koran

ü  Disertasi

ü  Brosur

ü  Tesis

ü  Leaflet

2.      Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat.

3.      Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

2.      DOKUMENTASI

A.    PENGERTIAN DOKUMENTASI

    Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional.Dalam bahasa inggris disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut documentatie dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,penyelidikan,pengumpulan,penyusunan,pemakaian,dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diaturdalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.

    Sama halnya dengan pengertian dokumen,pengertian dokumentasi berbeda bagi setiap ahlinya.Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat sebagai berikut:

1.      Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

2.      Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk microfilm.

3.       Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957).

4.       Menurut FID (Federation Internasional Documentation) dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

5.       Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur), dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

   Kesimpulannya,dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

B.      Ruang Lingkup Dokumentasi

1.      Dokumentasi Literer

Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta diperlukan.

2.      Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat

Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

C.    Kegunaan Dokumentasi

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

·         Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan

·         Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.

·         Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

·         Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

·         Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

·         Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara

·         Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

D.    Peranan Dokumentasi Bagi Suatu Organisasi

Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :

·         Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

·         Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

·         Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

·         Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen

·         Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

E.     Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

·         Mencari dan mengumpulkan dokumen

·         Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

·         Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

·         Memproduksi dokumen

·         Menyortir

·         Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen

·         Menyimpan dan memelihara dokumen

3.      PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

       Perkataan dokumen dan dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama menekankan bentuk bendanya, seperti surat, memo, buku, foto, maket, dan lain-lain atau lebih tegas merupakan dokumen literer dan korporil, sedangkan kedua lebih menitik beratkan kepada pengelolaan atau pengurusan dokumen itu sendiri. Istilah dokumentasi (documentation) akan diuraikan secara garis besar dengan menggunakan beberapa sumber acuan.

       Istilah dokumentasi berasal dari perkataan Bahasa Inggris “documentation”, yang mungkin akan berakibat beda tafsir jika dihadapkan kepada pandangan ahli Bahasa dan ahli dokumentasi. Pihak pertama akan menyebutkan kata benda bentukan dari perkataan “document” sebagai kata kerja, namun bagi ahli dokumentasi akan beranggapan antara lain: “istilah dokumentasi bukanlah kata benda, tetapi kata kerja yang dibendakan. Jadi apa yang dikatakan Dokumentasi tersebut akan mempunyai sifat-sifat yang kongkrit. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan-keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar, gambar-gambar, dsb). Film dokumentasi adalah film yang mempertunjukkan peristiwa-peristiwa, kegiatan-kegiatan dalam masyarakat.

       Dokumentasi adalah suatu aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalah dokumen itu sendiri atau fisik dokumen dan aktivitas dokumentasi meliputi antara lain:

·         Mencari dan mengumpulkan serta mengatur dokumen menurut system tertentu;

·         Menyediakan dokumen untuk dapat digunakan pemakai dokumen untuk menghasilkan keterangan atau untuk penyelidikan atau untuk penerangan;

·         Mengolah dokumen seperti memelihara, mengawetkan, melindungi kerahasiaan isinya dan menyebarkan dokumen yang diperlukan oleh masyarakat konsumennya;

·         Menjaga obyektivitas informasi suatu dokumen dan dalam mengolah informasi yang ada didalamnya hendaklah bersikap netral.

Berikut merupakan tabel lima perbedaan dokumen dan dokumentasi:

Dokumen	Dokumentasi
Difokuskan pada benda/informasinya	Difokuskan pada kegiatannya
Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian

BAB III PENUTUP

KESIMPULAN

Dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti,dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

DAFTAR PUSTAKA

Http : //www.google.com